プライバシーポリシー

1. 当社の名称・連絡先

2. 当社が取り扱う情報

事業所・担当者情報

事業所名、住所、事業所番号、担当者名・連絡先、アカウントID、認証情報のハッシュ、権限、ログイン履歴、契約・利用・請求状況、問い合わせおよび同意記録を取り扱います。

帳票処理を委託される情報

PDF、画像、FAX等に記載された利用者・患者の氏名、住所、生年月日、連絡先、要介護度、病歴、服薬、障害、生活状況、家族情報、介護計画その他の要配慮個人情報、およびAI・OCRによる抽出結果、修正内容、作成帳票、登録キュー、処理結果を取り扱います。当社は使用者の委託を受け、指示された範囲で処理します。

アップロードされた原画像・PDFは読取処理に必要な間だけ暗号化して一時保存し、成功・失敗を問わず処理終了後に削除します。異常終了等でも24時間以内に削除する仕組みを設けます。

技術情報

IPアドレス、端末・OS・ブラウザ情報、アクセス日時、操作・エラー・性能・セキュリティログ、Cookieおよびセッション識別子を取り扱います。カイポケのID・パスワードは当社サーバーへ保存せず、Cookieも取得しません。

ブラウザ拡張機能

拡張機能は、職員が帳票アシスト上で内容を目視確認し、「カイポケへ入力・保存」を実行した場合に限り、同じブラウザでカイポケを開きます。「読取結果一覧に保存」を選んだ場合はカイポケを開かず、入力も行いません。ログイン後、登録先事業所の確認、登録済み利用者の検索と本人照合または新規利用者の重複確認、選択したページへの画面移動、空欄への入力および保存結果の確認を端末内で順番に行います。確認にはURL、タイトル、見出し、項目ラベル、入力種類、登録操作候補、対象期間その他の画面構造を利用します。画像に情報がない項目は入力せず、異なる既存値、本人を1人に特定できない場合、同じ月・期間の既存帳票、画面不一致または保存結果を確認できない場合は上書きせず停止します。確認済みの帳票値は接続中だけ帳票アシストから拡張機能へ送信し、拡張機能の保存領域へ保存しません。カイポケのID・パスワード、二段階認証コード、Cookieおよびセッション情報は当社サーバーへ送信・保存しません。拡張機能はアセスメント・計画書を「作成中」、予定表を「未確定」の状態で保存し、予定表の確定、請求データの作成・送信は行いません。

3. 利用目的

1. 本人・事業所の認証、アカウントおよび権限の管理
2. PDF・画像の読取、情報抽出、帳票候補作成、登録キューおよびカイポケ登録補助
3. 使用者による確認、修正、削除および履歴閲覧
4. 利用状況、契約、請求および決済の管理
5. 問い合わせ、保守、障害対応および重要事項の通知
6. 不正利用の検知、セキュリティ、監査および法令遵守
7. 個人を識別できない統計情報による品質・性能改善

委託された個人データを広告、名簿作成または無関係な営業目的に利用しません。また、当社独自のAIモデル学習へ利用しません。

4. 使用者の役割

使用者は、利用者本人への説明、必要な同意取得、公表、委託先の監督その他法令上必要な措置を行い、適法に取り扱える資料だけを本サービスへ送信します。当社は使用者の指示および契約の範囲で処理します。

5. 委託・再委託および外部サービス

当社は再委託先を選定・監督し、秘密保持、安全管理、目的外利用禁止および事故報告等を契約または同等の措置で求めます。重要な変更はWeb画面等で通知します。

OpenAI APIへ送信したデータは、明示的にオプトインしない限りモデル学習に利用されません。当社は保存を抑制する設定を使用し、外部サービス上の一時ファイルへ処理終了後に削除要求を行います。Zero Data Retention適用前は、不正利用監視ログ等に入力・出力が含まれ、最大30日保持される場合があります。

6. 国外処理

Google Cloudの主要なサービスは東京リージョンを使用します。ただし、OpenAIその他の外部サービスの提供体制、サポート、セキュリティ処理または再委託により、日本国外で情報が取り扱われる可能性があります。当社は所在国の制度、安全管理措置および契約条件を確認し、法令上必要な情報提供、同意取得への協力または委託先監督を行います。

7. 第三者提供

本人または正当な権限者の同意がある場合、法令に基づく場合、人の生命・身体・財産の保護に必要で同意取得が困難な場合、または委託・事業承継等の法令上第三者提供に該当しない場合を除き、個人データを第三者へ提供しません。

8. 保存期間と削除

使用者が削除したデータは通常画面から直ちに除外し、ごみ箱で7日間だけ復元できます。7日後に通常データから完全削除し、バックアップ内の複製も35日以内に消去します。法令、契約、紛争対応またはセキュリティ調査に必要な場合は、必要最小限の範囲で保存期間を延長することがあります。

9. 安全管理措置

• 通信および保存データの暗号化、秘密情報の分離管理
• 事業所単位の論理分離、最小権限、ログイン試行制限、セッション失効
• 操作・管理アクセスの記録、異常検知、脆弱性・依存関係管理
• 原画像の処理終了時削除、監査ログへ介護情報を記録しないデータ最小化
• 使用者の明示許可に基づく、対象・目的・時間を限定したサポート閲覧

10. Cookie等

ログイン状態の維持、セキュリティおよび設定保存のためCookieまたは同等の技術を使用します。必須Cookieを無効にすると利用できない場合があります。広告目的の追跡は行いません。

11. 開示、訂正、利用停止、削除等

事業所・担当者自身の保有個人データに関する請求は、本人確認のうえ法令に従って対応します。利用者・患者等の委託データに関する請求は原則として委託元の事業所を通じて受け付け、当社は合理的に協力します。

12. 漏えい等への対応

漏えい、滅失、毀損、不正アクセス等が発生または疑われる場合、被害拡大防止、調査、復旧、使用者への通知および再発防止を行い、法令上必要な個人情報保護委員会への報告と本人通知に協力します。緊急時は問い合わせページから、利用者様の氏名・画像・帳票本文・認証情報を含めずご連絡ください。

13. 本ポリシーの変更

変更内容と発効日をWeb画面等で通知します。利用目的、第三者提供、国外処理等の重要な変更には合理的な予告期間を設け、法令上必要な場合は再同意を取得します。

14. 問い合わせ・苦情窓口